PERAN
KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
1. Pengertian Komunikasi
Komunikasi berasal dari bahasa latin “communis” atau ‘common” dalam Bahasa
Inggris yang berarti sama. Berkomunikasi berarti kita berusaha untuk mencapai
kesamaan makna, “commonness”. Atau dengan ungkapan yang lain, melalui
komunikasi kita mencoba berbagi informasi, gagasan atau sikap kita dengan
partisipan lainnya.
Manusia di dalam kehidupannya harus berkomunikasi, artinya memerlukan orang
lain dan membutuhkan kelompok atau masyarakat untuk saling berinteraksi. Hal
ini merupakan suatu hakekat bahwa sebagian besar pribadi manusia terbentuk dari
hasil integrasi sosial dengan sesama dalam kelompok dan masyarakat. Di dalam
kelompok/organisasi itu selalu terdapat bentuk kepemimpinan yang merupakan
masalah penting untuk kelangsungan hidup kelompok, yang terdiri dari pemimpin
dan bawahan/karyawan.
2. Pengertian Organisasi
Interaksi
dan kerja sama ini akan terus berkembang dengan teratur sehingga membentuk
wadah yang disebut dengan organisasi. Interaksi atau hubungan antar
individu-individu dan kelompok/tim dalam setiap organisasi akan memunculkan
harapan-harapan. Harapan ini kemudian akan menimbulkan peranan-peranan tertentu
yang harus diemban oleh masing-masing individu untuk mewujudkan visi, misi, dan
tujuan organisasi/kelompok. Sebuah organisasi memang dibentuk sebagai wadah
yang didalamnya berkumpul sejumlah orang yang menjalankan serangkaian aktivitas
tertentu secara teratur guna tercapainya tujuan yang telah disepakati bersama.
Terlebih dalam kehidupan masyarakat modern, manusia merasa bahwa selain
mengatur dirinya sendiri, ia juga perlu mengatur lingkungannya, memelihara
ketertiban, mengelola dan mengontrolnya lewat serangkaian aktifitas yang kita
kenal dengan manajemen dan organisasi. William (1956) menyebutnya dengan
istilah “TheOrganisation Man”.
3. Peran Komunikasi dalam Organisasi
Komunikasi
dalam organisasi adalah komunikasi di suatu organisasi yang dilakukan pimpinan,
baik dengan para karyawan maupun dengan khalayak yang ada kaitannya dengan
organisasi, dalam rangka pembinaan kerja sama yang serasi untuk mencapai tujuan
dan sasaran organisasi (Effendy,1989: 214). Manajemen sering mempunyai masalah
tidak efektifnya komunikasi. Padahal komunikasi yang efektif sangat penting
bagi para manajer, paling tidak ada dua alasan, pertama, komunikasi adalah
proses melalui mana fungsi-fungsi manajemen mulai dari perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan dapat dicapai; kedua, komunikasi
adalah kegiatan dimana para manejer mencurahkan sebagian besar proporsi waktu
mereka. Proses Komunikasi memungkinkan manejer untuk melaksanakan tugas-tugas
mereka. Informasi harus dikomunikasikan kepada stafnya agar mereka mempunyai
dasar perencanaan, agar rencana-rencana itu dapat dilaksanakan.
Pengorganisasian memerlukan komunikasi dengan bawahan tentang penugasan mereka.
Pengarahan mengharuskan manejer untuk berkomunikasi dengan bawahannya agar
tujuan kelompo dapat tercapai. Jadi seorang manejer akan dapat melaksanakan
fungsi-fungsi manajemen melalui interaksi dan komunikasi dengan pihak lain.
Sebahagian besar waktu seorang manejer dihabiskan untuk kegiatan komunikasi,
baik tatap muka atau melalui media seperti Telephone, Hand Phone dengan
bawahan, staf, langganan dsb. Manejer melakukakan komunikasi tertulis seperti
pembuatan memo, surat dan laporan-laporan.
jadi yang dimaksud dengan Komunikasi
organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam
kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi (Wiryanto, 2005).
Komunikasi formal adalah komunikasi yang disetujui oleh organisasi itu sendiri
dan sifatnya berorientasi kepentingan organisasi. Isinya berupa cara kerja di
dalam organisasi, produktivitas, dan berbagai pekerjaan yang harus dilakukan
dalam organisasi. Misalnya: memo, kebijakan, pernyataan, jumpa pers, dan
surat-surat resmi. Adapun komunikasi informal adalah komunikasi yang disetujui
secara sosial. Orientasinya bukan pada organisasi, tetapi lebih kepada
anggotanya secara individual.
Fungsi Komunikasi dalam
Organisasi
Dalam suatu organisasi
baik yang berorientasi komersial maupun sosial, komunikasi dalam organisasi
atau lembaga tersebut akan melibatkan empat fungsi, yaitu:
a)
Fungsi informatif
Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem
pemrosesan informasi (information-processing system). Maksudnya,
seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang
lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu. Informasi yang didapat memungkinkan
setiap anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti
informasi pada dasarnya dibutuhkan oleh semua orang yang mempunyai perbedaan
kedudukan dalam suatu organisasi. Orang-orang dalam tataran manajemen
membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi ataupun guna
mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi. Sedangkan karyawan
(bawahan) membutuhkan informasi tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan
kesehatan, izin cuti dan sebagainya.
b)
Fungsi Regulatif
Fungsi regulatif ini berkaitan dengan peraturan-peraturan
yang berlaku dalam suatu organisasi. Pada semua lembaga atau organisasi,
ada dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif ini, yaitu:
· Atasan atau orang-orang
yang berada dalam tataran manajemen yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk
mengendalikan semua informasi yang disampaikan. Disamping itu mereka juga
mempunyai kewenangan untuk memberikan instruksi atau perintah, sehingga dalam
struktur organisasi kemungkinan mereka ditempatkan pada lapis atas (position of
authority) supaya perintah-perintahnya dilaksanakan sebagaimana
semestinya. Namun
demikian, sikap bawahan untuk menjalankan perintah banyak bergantung pada:
a. Keabsahan pimpinan dalam penyampaikan perintah.
b. Kekuatan pimpinan dalam memberi sanksi.
c. Kepercayaan bawahan
terhadap atasan sebagai seorang pemimpin sekaligus sebagai pribadi.
d. Tingkat kredibilitas pesan yang diterima bawahan.
·
Berkaitan
dengan pesan atau message. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya
berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan membutuhkan kepastian
peraturan-peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk
dilaksanakan.
c)
Fungsi Persuasif
Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan
tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya
kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi
bawahannya daripada memberi perintah. Sebab pekerjaan yang dilakukan
secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar
dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.
d)
Fungsi Integratif
Setiap organisasi berusaha menyediakan saluran yang
memungkinkan karyawan dapat dilaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik.
Ada dua saluran komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi
tersebut (newsletter, buletin) dan laporan kemajuan oraganisasi; juga saluran
komunikasi informal seperti perbincangan antarpribadi selama masa istirahat
kerja, pertandingan olahraga ataupun kegiatan darmawisata. Pelaksanaan
aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar
dalam diri karyawan terhadap organisasi.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar